Wie es dazu kam

Bildung eines Interkommunalen Vergabezentrums bei der Stadt Bad Vilbel

 

Beschlussvorschlag:

1. Die Stadt Bad Vilbel beteiligt sich an dem interkommunalen Vergabezentrum, welches im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit mit den weiteren Städten Friedberg, Nidderau und Schöneck entstehen soll. Das interkommunale Vergabezentrum soll bei der Stadt Bad Vilbel eingerichtet werden.
2. Der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung gemäß Anlage 1 wird zugestimmt.

 

Begründung:

Im Jahr 2019 wurde unter den Städten Bad Vilbel, Friedberg, Schöneck und Nidderau ein interkommunales Projekt zur Prüfung der Möglichkeiten einer Kooperation im Bereich der Vergabe gestartet. Als Ergebnis wurde im Frühjahr 2020 festgestellt, dass eine interkommunale Zusammenarbeit im Bereich der Vergabe für die genannten Kommunen zahlreiche Vorteile bietet. Grundlage hierfür war neben den Gegebenheiten der beteiligten Kommunen die Auswertung von Best-Practice-Beispielen. Als Muster für das weitere Vorgehen wurde das Kommunale Vergabezentrum im Kreis Groß-Gerau ausfindig gemacht, eine Initiative von zehn Städten und Gemeinden und des Kreises Groß-Gerau, die sich bereits im Jahr 2017 zu einem Kompetenzzentrum für alle Angelegenheiten des Vergabewesens zusammengeschlossen haben.  Nach einer Präsentation der dortigen Vorgehensweise und bisherigen sehr guten Ergebnisse und Erfahrungen (u.a. Auszeichnung mit dem „Spar-Euro“ des Bundes der Steuerzahler Hessen e.V.) wurden im Rahmen des interkommunalen Austauschs alle dortigen gründungsrelevanten Unterlagen an die hiesige Projektgruppe zur Verfügung gestellt. Diese konnten nun als „Blaupause“ für die Schaffung einer vergleichbaren Kooperation der eingangs genannten fünf Kommunen genutzt werden.

 

Zur Umsetzung der Kooperation wurde von der Projektgruppe vorgeschlagen, das interkommunale Vergabezentrum bei der Stadt Bad Vilbel einzurichten, da dort bereits eine Vergabestelle, die die Vergaben der Stadt Bad Vilbel und deren Stadtwerke zentral bearbeitet, vorhanden ist. Anders als bei den anderen beteiligten Kommunen ist somit bei der Stadt Bad Vilbel bereits eine entsprechende Organisationsstruktur vorhanden, auf die als Grundlage für den Ausbau eines zentralen Vergabezentrums für mehrere Kommunen zurückgegriffen werden kann. Der Anschluss an diese Vergabestelle soll durch den Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung erfolgen.

 

Ausgangssituation

Im Bereich der öffentlichen Beschaffung existieren zahlreiche Gesetze, Verordnungen und Erlasse, die zudem regelmäßigen Veränderungen unterliegen. Durch die Vielzahl an Vorschriften entsteht eine hohe Kompetenzanforderung an die mit Ausschreibungen betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Eine rechtssichere Vergabe erfordert eine genaue Kenntnis des Vergaberechts. Dies spiegelte sich auch in einer Ist-Erhebung bei den Kommunen im Rahmen des Projektes wider, die einen breiten Bedarf an fachlicher Unterstützung ergeben hat.

 

Eine rechtssichere Vergabe ist auch im Hinblick auf den gesetzlich gewährten Rechtsschutz der Bieter unerlässlich. Durch rechtssichere Vergaben können Schadensersatzansprüche oder Folgekosten durch fehlerhafte Vergabeverfahren vermieden werden.

 

Zudem könnte das innerhalb der Vergabestelle vorhandene fachliche und rechtliche Know-how weiter vertieft und erweitert werden, Urlaubs- und Krankenvertretungen besser geregelt sowie erhöhte Arbeitsanfälle gleichmäßiger abgearbeitet werden.

 

Die Prüfung der Ausgangslage in den Kommunen im Rahmen des Projektes ergab, dass die Vergabeprozesse bislang überwiegend dezentral stattfinden und folglich keine zentrale Organisation für Beschaffungsaufgaben in den Verwaltungen existiert.

 

Hieraus ergeben sich folgende Nachteile:

• Durch diese Strukturen gibt es in den Verwaltungen z.Zt. oft kein zentrales Know-how im Beschaffungs- und Vergabewesen.
• Durch die überwiegend dezentrale Organisation der Vergabe- und Beschaffungsprozesse in den Kommunen entstehen höhere Prozesskosten für Doppel- und Mehrfacharbeit.
• Es besteht ein hohes Risiko für Rechtsfehler in den Vergabeverfahren.
• In den derzeitigen Organisationsstrukturen muss jede Kommune jeweils für sich Beschaffungen durchführen. Der Aufbau und die dauerhafte Vorhaltung des hierfür erforderlichen Know-hows ist angesichts der i.d.R. relativ geringen Fallzahl der Beschaffungsvorgänge je Kommune nicht wirtschaftlich. Daher soll in einem weiteren Schritt durch die Zusammenarbeit bei den Beschaffungsvorgängen weitere Synergien in Form von größeren Bestellmengen, Rahmenverträgen etc. für alle beteiligten Kommunen geschaffen werden.

Vorteile des interkommunalen Vergabezentrums

Die Einrichtung des interkommunalen Vergabezentrums bietet demgegenüber folgende Vorteile und Potenziale:

• Die laufenden Qualifizierungskosten im komplexen und sich dynamisch entwickelnden Vergabewesen können in den Kommunen, die das Vergabezentrum beauftragen, eingespart werden.
• Durch das jederzeitige Zur-Verfügung-Stehen von ausreichend qualifiziertem Personal kann für das gesamte Spektrum der Beschaffungsgüter und Dienstleistungen der Kommunen eine rechtssichere Vergabe gewährleistet werden.
• Die Rahmenbedingungen der Tätigkeit im Vergabezentrum ermöglichen die Spezialisierung des Personals in bestimmten Bereichen und eröffnen damit zusätzliche Perspektiven der Personalentwicklung.
• Das Know-how des Vergabezentrums ermöglicht den Wegfall der Beauftragung externer Spezialisten für Auftragsvergaben.
• Der in einem zweiten Schritt vorgesehene gemeinsame Einkauf bietet den Kommunen die Möglichkeit, auf Basis gemeinsam formulierter Ansprüche und Ziele ökologisch und nachhaltig zu beschaffen.
• Durch die Ausschreibung größerer Mengen können z. T. erheblich günstigere Preise erzielt werden (Mengenbündelung).
• Die Bündelung von Nachfrage und insbesondere der Abschluss von Rahmenverträgen führen zu einer Reduzierung der in den Kommunen durchzuführenden Vergabeverfahren und damit zu erheblich geringeren Prozesskosten je Beschaffungsvorgang.

Aus diesen Gründen wird die Beteiligung der Stadt Bad Vilbel am interkommunalen Vergabezentrum und dessen Einrichtung im Rathaus der Stadt Bad Vilbel empfohlen.

 

Aufgabenspektrum des interkommunalen Vergabezentrums

Folgende Aufgaben soll das Vergabezentrum im Einzelnen wahrnehmen:

• Entwicklung von standardisierten Prozessen zur Durchführung von Vergaben
• Vergaberechtliche Beratung vor, während und nach dem Vergabeverfahren
• Prüfung von Leistungsverzeichnissen für Vergaben auf Plausibilität und Vereinbarkeit mit dem Vergaberecht (nicht in technischer Hinsicht)
• Plausibilitätskontrolle der Zuschlagsmatrix
• Entwurf der formalen Verdingungsunterlagen und der Vergabebekanntmachung
• Erstellung von Entwürfen für Vergabevermerke sowie für Bekanntmachungen und Informationen an Bieter (standardisierte Vorlagen)
• Veröffentlichung von Ausschreibungen
• Beantwortung aller Bieterfragen und Bearbeitung aller Bieterrügen in Zusammenarbeit mit der jeweiligen Kommune
• Formale und rechnerische Prüfung
• Ab- und Zusageschreiben an die Bieter
• Erstellung der allgemeinen Vergabevermerke („technische“ Prüfung und Wertung obliegt dem Projektleiter der jeweiligen Fachabteilung)
• Unterstützung bei Nachprüfverfahren für Ausschreibungen
• Betreuung der Vergabeplattform
• Vergabestatistik

Die Leistungen können komplett oder teilweise in Anspruch genommen werden.

 

Alle nicht-förmlichen Vergabeverfahren, wie der Direktkauf im Bereich des VOL-Verfahrens sowie im Bereich des VOB-Verfahrens verbleiben in der alleinigen Verantwortlichkeit und Zuständigkeit der jeweiligen Kommune. Alle Vergabeverfahren größer einem Betrag in Höhe von 10.000,00 € netto können über das Vergabezentrum abgewickelt werden.

 

Die dargelegte Aufgabenliste unterliegt einer jährlichen Überprüfung des Leistungsportfolios des interkommunalen Vergabezentrums und kann aufgrund von gestiegenen Erfahrungswerten durch die beteiligten Kommunen einvernehmlich durch schriftliche Ergänzungsvereinbarung erweitert werden. Dies vor allem vor dem Hintergrund, dass durch die geplante Ausweitung des Aufgabenspektrums in der Form einer gemeinsamen Beschaffungsstelle entsprechend weitergehende Tätigkeitsfelder hinzukommen können.

 

Realisierung des interkommunalen Vergabezentrums

Die Bildung des Vergabezentrums soll durch die als Anlage 1 beigefügte öffentlich-rechtliche Vereinbarung erfolgen. Diese regelt die Aufgaben des Vergabezentrums sowie die Rechte und Pflichten der Vertragspartner.

 

Bedingt durch die Komplexität der Beschaffungsprozesse wird im Sinne einer hohen Qualität und erforderlichen Kontinuität der dortigen Tätigkeit eine Mindestlaufzeit des Vergabezentrums von fünf Jahren vorgesehen. Bei einer kürzeren Laufzeit würde der Aufwand seiner Gründung nicht in einem sinnvollen Verhältnis zu seinem Nutzen stehen. Auch aus Gründen der Planungssicherheit für alle Beteiligten (Kommunen und Personal) ist ein solcher Zeitrahmen geboten. Die öffentlich-rechtliche Vereinbarung sieht daher eine Mindestlaufzeit von fünf Jahren mit automatischer Verlängerung um jeweils 1 Jahr vor, wenn der Vertrag nicht gekündigt wird. Lediglich aus wichtigem Grund ist eine Kündigung gemäß § 27 Abs. 2 KGG vorzeitig möglich.

 

Eine Mindestlaufzeit von fünf Jahren ist auch eine der Voraussetzungen, um Fördermittel des Landes Hessen für die Umsetzung der Kooperation zu erhalten. Das Land Hessen fördert weiterhin die Interkommunale Zusammenarbeit zwischen Kommunen. Für das Vergabezentrum, als interkommunaler Dienstleister für die beteiligten Kommunen, können daher Fördermittel in Höhe von 100.000 Euro beim Land Hessen beantragt werden, sofern sich mindestens vier Kommunen am Vergabezentrum beteiligen.

 

Bei Beteiligung der vier am Projekt beteiligten Kommunen ist für das Vergabezentrum ein Personalbedarf von 2,0 Stellen der Entgeltgruppe 9 c und 0,25 Stellen der Entgeltgruppe 13 TVöD anzunehmen. Dies ergibt sich aus den erhobenen Fallzahlen der Beschaffungen (insgesamt 193 in den vergangen 365 Tagen), den durchschnittlichen Bearbeitungszeiten für die einzelnen dort auszuführenden Tätigkeiten, sowie aus den Erfahrungswerten bereits existierender Interkommunaler Vergabestellen.

 

Das Vergabezentrum soll an bestehende Verwaltungsstrukturen, den Fachdienst Recht, Vergabe und Beschaffung, angegliedert werden, so dass zusätzliche Stellenanteile und Personalkosten für Leitungsaufgaben nicht entstehen.

 

Als Standort des Vergabezentrums haben sich alle beteiligten Kommunen für die Stadt Bad Vilbel ausgesprochen, da diese die organisatorischen Voraussetzungen in der Form einer zentralen Vergabestelle für die Beschaffungen der Stadt Bad Vilbel bereits im Einsatz hat. Es wird daher empfohlen, das Vergabezentrum bei der Stadt Bad Vilbel einzurichten.

 

Die Kosten des Vergabezentrums (Personal- und Sachkosten) sollen nach einem Finanzierungsschlüssel auf die beteiligten Kommunen umgelegt werden, der sich aus zwei Komponenten zusammensetzt:

 

1. einem einheitlichen Sockelbetrag für jede beteiligte Kommune, der insgesamt einen Anteil von 10 % der Kosten deckt, und
2. einem aufwandsbezogenen Betrag, der sich an der Einwohnerzahl der Kommune orientiert.

 

Die weiteren Einzelheiten sind § 3 Absatz 2 der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zu entnehmen.

 

Soweit das Vergabezentrum mit seinem Personal auch Dienstleistungen für andere juristische Personen des öffentlichen Rechts erbringt, ausgenommen für stadteigene Beteiligungen in öffentlich- rechtlicher oder privatrechtlicher Form mit einer Beteiligung der Kommune in Höhe von 100%, wie Zweckverbände oder ähnliches, erfolgt diesen gegenüber jeweils eine individuelle Kostenabrechnung. Die von den Städten und Gemeinden zu tragenden Kosten des Vergabezentrums reduzieren sich dann entsprechend. Dem wird in der Regelung des Kostenausgleichs in § 3 Abs. 1 Satz 3 entsprochen. Danach sind erstattungsfähige Kosten die für die Leistungserbringung an die Städte und Gemeinden tatsächlich entstandenen Personalkosten der im Abrechnungszeitraum (Haushaltsjahr) besetzten Stellen im Vergabezentrum sowie die hierfür erforderlichen Sachkosten, inkl. einer 20 %-igen Verwaltungsgemeinkostenpauschale.

 

Die in Aussicht stehenden Fördermittel des Landes Hessen in Höhe von 100.000 EUR sollen analog dem o.g. Finanzierungsschlüssel auf die Gründungskommunen des Vergabezentrums aufgeteilt werden. Die sich daraus ergebenden Anteile der einzelnen Kommunen auf Basis der bislang mitgeteilten Beteiligungsabsichten sind Anlage 2 zu entnehmen.

 

Weiteres Vorgehen

Das weitere Vorgehen zur Einrichtung des Vergabezentrums soll sich nach erfolgter Beschlussfassung in den beteiligungsinteressierten Kommunen im 1. Quartal 2021 wie folgt gestalten:

• Personalgewinnung (2. Quartal 2021)
  Die Stellenbesetzung des Vergabezentrums ist im Rahmen einer internen Stellenausschreibung in den beteiligten Kommunen vorgesehen. Hierauf können sich aus jeder teilnehmenden Kommune interessierte Beschäftigte bewerben. Dies bietet auch eine positive Möglichkeit zur Personalentwicklung. Sofern diese ergebnislos verläuft, wird die Stelle extern ausgeschrieben.
• Räumliche und organisatorische Einrichtung bis 31. August 2021
  Entwicklung und Erarbeitung der erforderlichen IT-Infrastruktur sowie Erarbeitung und Umsetzung der Organisationsstruktur zur Abwicklung der Prozesse zwischen den einzelnen Kommunen und des Vergabezentrums.
• Inbetriebnahme des Kommunalen Vergabezentrums ab 01. September 2021

Die Personal- und Sachkosten der Stadt Bad Vilbel, die für die Vorhaltung einer eigenen Vergabestelle entstehen, werden durch die von den Vereinbarungspartnern zu zahlenden Kostenerstattungen für die Vorhaltung der interkommunalen Vergabestelle erheblich reduziert (siehe hierzu Finanzierungsschlüssel für das interkommunale Vergabezentrum).

 

Um Zustimmung wird gebeten.