Allgemeine Informationen für Bieter und Bewerber

Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei den nachfolgenden Informationen ausschließlich die männliche Form verwendet. Selbstverständlich ist die weibliche Form -wenn auch nicht explizit aufgeführt- ebenfalls gemeint.

Das Interkommunale Vergabezentrum Bad Vilbel wurde zur Optimierung der Vergabeverfahren und zur Förderung der elektronischen Vergaben bei den Städten Friedberg (Hessen), Nidderau, Bad Vilbel und der Gemeinde Schöneck gegründet. Es begleitet alle Beschaffungsvorgänge der Mitgliedskommunen und übernimmt festgelegte Teilaufgaben innerhalb der Vergabeprozesse.

Bitte beachten Sie bei allen Vergabeverfahren unsere Bieter- und Bewerberinformation.

Diese Bieter- und Bewerberinformation dient als Übersicht über die Teilnahme an Vergabeverfahren der Mitgliedskommunen des Interkommunalen Vergabezentrums Bad Vilbel. Sie soll interessierten Unternehmen die Möglichkeit bieten sich über den Ablauf sowie den Anforderungen eines Vergabeverfahren zu informieren.

E-Vergabe

Mit der Umstellung auf die elektronische Vergabe soll eine komplett digitale und damit medienbruchfreie sowie darüber hinaus rechtssichere Abwicklung von Vergabeverfahren erreicht werden.z

Unter https://www.had.de/onlinesuche_login.html stellen wir Ihnen sämtliche Ausschreibungsunterlagen kostenlos zu Verfügung. Interessierte Bieterinnen und Bieter können dort die Bekanntmachungen grundsätzlich kostenlos und registrierungsfrei einsehen.

Nach Ihrer Registrierung bei der elektronischen Vergabeplattform der eHAD erhalten Sie die gewünschten Unterlagen per Download. Diese Registrierung ist ebenfalls kostenfrei. Das Bietercockpit der eHAD ermöglicht Ihnen, die Vergabeunterlagen in digitaler Form von der elektronischen Vergabeplattform (eHAD) herunterzuladen, zu bearbeiten und Ihr Angebot oder Ihren Teilnahmeantrag elektronisch abzugeben. Die Software unterstützt Sie bei der Zusammenstellung Ihrer Angebotsunterlagen. Gleichzeitig können Sie über die Plattform der eHAD Ihr digitales Angebot online abgeben.

Die Niederschriften zur Angebotseröffnung (Submissionsprotokolle) werden bei Abgabe eines digitalen Angebotes für Bauleistungen (VOB) direkt nach der Submission über die Vergabeplattform an die beteiligten Bieter verschickt. Die Vergabeplattform ist sehr anwenderfreundlich gestaltet, und führt Sie selbsterklärend durch die Funktionen.

Möchten Sie Ihr Angebot abgegeben und haben Fragen zur technischen Abwicklung der Angebotsabgabe an sich steht Ihnen die technische Hotline der HAD

von Montag bis Donnerstag in der Zeit von 8:30 bis 12:30 Uhr und 14:30 bis 16:30 Uhr sowie freitags von 8:30 bis 12:30 Uhr und 14:00 bis 16:00 Uhr zur Verfügung. Telefon-Nummer: 0611 974588 -28

Hier der direkte Link zur technischen Hotline: https://www.had.de/kontakt-hotline.html

Bei allen nationalen Verfahren erfolgt eine Weiterleitung an www.bund.de. Bei EU weiten Ausschreibung erfolgt zudem eine Veröffentlichung auf TED (Tender electronic daily).

Präqualifikation

Seit einiger Zeit gibt es für Unternehmen die Möglichkeit, sich auftragsunabhängig zu präqualifizieren.

Das Präqualifikationssystem hat folgende Vorteile:

Sie können den zeitlichen und finanziellen Aufwand für die Beantragung und Zusammenstellung der Eignungsnachweise für jedes einzelne Angebot minimieren.
Sie dokumentieren Ihre Zuverlässigkeit sowohl gegenüber öffentlichen Auftraggebern als auch gegenüber privaten Auftraggebern und Generalunternehmern mit einer Art Gütesiegel.
Sie erhöhen Ihre Chancen zur Teilnahme an beschränkten Ausschreibugen ohne Teilnahmewettbewerb und Verhandlungsverfahren, da Ihre Eignungsnachweise, insbesondere die Referenzen, dem öffentlichen Auftraggeber über das Internet stets abrufbar zur Verfügung stehen.
Sie vermeiden den Ausschluss Ihres Angebots aus formellen Gründen wegen unvollständiger oder nicht aktueller Eignungsnachweise.

Das kommunale Vergabezentrum Bad Vilbel würde es daher begrüßen, wenn auch Ihr Unternehmen sich zur Vereinfachung des Vergabeverfahrens bei einer der Präqualifizierungsstellen präqualifizieren lässt. Auf Antrag erhalten die Vergabestellen von öffentlichen Aufträgen Zugang zu den für Ihr Unternehmen hinterlegten Daten.

Informationen zur Präqualifikation können Sie z.B. unter www.hpqr.de oder www.pq-verein.de abrufen

Welche Fristen sind zu beachten?

Bewerbungsfrist
Die Bewerbungsfrist gibt den Zeitraum an, in dem Unternehmen bei der Durchführung von Interessenbekundungsverfahren und Teilnahmewettbewerben ihr Auftragsinteresse kundtun können und Ihre Eignung unter Einhaltung der Bewerbungsbedingungen nachweisen. Die Bewerbungsfrist ist eine Ausschlussfrist. Bewerbungen, die bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist nicht vorliegen, scheiden aus dem Vergabeverfahren aus. Die Bewerbungsfrist beginnt mit dem Tag der Absendung der Bekanntmachung (Veröffentlichung in der HAD) und endet zum angegebenen Zeitpunkt in der Bekanntmachung.

Angebotsfrist
Die Angebotsfrist gibt den Zeitraum an, der den Bietern für die Bearbeitung und Abgabe des Angebotes zur Verfügung steht. Innerhalb dieser Frist ist es den Bietern auch möglich, ihr Angebot zurückzuziehen. Dies muss schriftlich bis zum Ablauf der Angebotsfrist erfolgen. Die Angebotsfrist ist eine Ausschlussfrist. Angebote, die bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist nicht vorliegen, scheiden aus dem Vergabeverfahren aus. Die Angebotsfrist beginnt bei einer öffentlichen Ausschreibung mit dem Tag der Absendung der Bekanntmachung (Veröffentlichung in der HAD). Bei beschränkten Ausschreibungen und freihändigen Vergaben mit dem Tag der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe. Sie endet zum angegebenen Zeitpunkt in der Bekanntmachung.

Zuschlagsfrist
Die Zuschlagsfrist bezeichnet die Zeitspanne, innerhalb derer der Auftraggeber die Zuschlagserteilung anstrebt (§ 18 Abs. 1 VOB/A). Die Zuschlagsfrist beginnt mit dem Eröffnungstermin und endet mit dem Ablauf der Bindefrist.

Bindefrist
Die Bindefrist ist die Frist, die der Auftraggeber zur Prüfung und Wertung der eingegangenen Angebote und zur Auftragserteilung ansetzt. Innerhalb dieser Frist sind die Bieter gegenüber dem Auftraggeber an ihre Angebote gebunden und können diese nicht ändern, berichtigen oder zurückziehen. Die Bindefrist beginnt mit dem Ende der Angebotsfrist und endet zu dem vom Auftraggeber festgesetzten Zeitpunkt.

Was sind Teilnahmewettbewerb?

Bei zweistufigen Vergabeverfahren dient der Teilnahmewettbewerb dazu, die Zahl der Bieter zu reduzieren, die anschließend zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden. Dazu prüft der Auftraggeber die Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen) der Bewerber im Rahmen einer vorweggenommenen Eignungsprüfung.

Teilnahmewettbewerben werden von vom Interkommunalen Vergabezentrum Bad Vilbel in der Hessischen Ausschreibungsdatenbank (HAD) unter Angabe des Ausschreibungsgegenstandes und der Bewerbungsbedingungen veröffentlicht. Die HAD ist die zentrale Bekanntmachungsplattform in Hessen. Die Einsichtnahme in die Bekanntmachungen ist für Bieter kostenfrei.

Hier der direkte Link für die Suche von Bekanntmachungen: https://www.had.de/onlinesuche_login.html

An einem Auftrag interessierte Bieter können sich bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist beim Interkommunalen Vergabezentrum Bad Vilbel über die Plattform der eHAD bewerben.

Der Nachweis der Bewerbungsbedingungen ist die Grundlage zur Feststellung der Eignung der Bieter. Gemäß den gesetzlichen Vorgaben können nur geeignete Bieter zu einer Angebotsabgabe aufgefordert werden. Die Nachweise der Bewerbungsbedingungen sollten demnach von den Bietern sorgfältig und aussagekräftig zusammengestellt werden. Bewerbungen ohne Nachweis der Bewerbungsbedingungen können für das Vergabeverfahren nicht berücksichtigt werden. Die Bieter werden nicht gesondert auf die fehlenden Nachweise der Bewerbungsbedingungen hingewiesen. Der Auftraggeber kann, wenn er dies in den Vergabeunterlagen zugelassen hat, fehlende oder unvollständige Nachweise nachfordern. Die Anzahl der Bieter, die zu einem Angebot aufgefordert werden sollen, kann durch den Auftraggeber beschränkt werden. Die Beschränkung wird in der Bekanntmachung veröffentlicht. Bewerben sich mehr geeignete Bieter als aufgefordert werden sollen, steht dem Auftraggeber ein Auswahlrecht zu. Ist keine Beschränkung angegeben werden alle geeigneten Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Wie wird zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert?

Sie suchen aktiv bei der Hessischen Ausschreibungsdatenbank nach Bekanntmachungen öffentlicher Aufträge. Den Link finden Sie unter : https://www.had.de/onlinesuche_login.html

Wird Ihr Unternehmen im Rahmen einer freihändigen Vergabe, einer beschränkten Ausschreibung oder einer öffentlichen Ausschreibung zu einem Angebot aufgefordert sind folgende Punkte unbedingt zu beachten:

Sie suchen nicht aktiv nach einer passenden Ausschreibung, sondern haben eine E-Mail erhalten, dass wir Sie zur Angebotsabgabe in einer freihändigen Vergabe oder beschränkten Ausschreibung auffordern möchten?
Dann registrieren Sie sich kostenfrei bei der Hessischen Ausschreibungsdatenbank (HAD) und melden sich sodann auf der HAD-Seite mit Ihren Zugangsdaten an und finden so weitere Informationen unter „eHAD-Nachrichten“ und „eHAD-Teilnahme an Ausschreibungen“.

Welche Unterlagen stehen Ihnen bei der Vergabeplattform HAD zum Download bereit?

Bei Vergabeverfahren die über das E-Vergabeportal der HAD durchgeführt werden, sind die VHB Formblätter, das Leistungsverzeichnis und die übrigen Vertragsbedingungen fortlaufend zusammengeführt und abrufbar.

Welche Unterlagen müssen Bieter für eine erfolgreiche Angebotsabgabe ausfüllen und zurücksenden?

Bitte beachten Sie, dass die Angebote bis zum angegebenen Angebotsabgabetermin bei uns vollständig vorliegen müssen. Bitte lesen Sie sich die Ihnen zur Verfügung gestellten Ausschreibungsunterlagen sorgfältig durch. Sollten beim Ausfüllen der Unterlagen Fragen auftreten, können Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen.

Fehlerhaft ausgefüllte oder nicht in Textform unterschriebene Unterlagen werden von der Angebotswertung ausgeschlossen.

Bei der elektronischen Angebotsabgabe, werden Ihnen die einzureichenden Unterlagen automatisch im Laufe der Angebotsabgabe aufgeführt.

Eine ausführliche Anleitung zur Nutzung des Bietercockpits finden Sie hier: (https://www.had.de/pdf/broschuere_bietercockpit-8.pdf

Wie ist der Ablauf der Vergabeverfahren nach Verfahrensart?

Freihändige Vergabe mit vorherigem Teilnahmewettbewerb

Zum TNW siehe Informationen – Teilnahmewettbewerb–

Nach Abschluss des TNW werden die als geeignet bewerteten Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Die Angebotsunterlagen können nur elektronisch über die HAD bezogen werden. Die Angebote sind ausschließlich elektronisch unter Beachtung der Einreichungsfrist zu kalkulieren und über das Bietercockpit der HAD beim kommunalen Vergabezentrum Bad Vilbel einzureichen. Eine verspätete Angebotsabgabe führt zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren. Die Angebote werden zum Einreichungstermin im Rahmen einer Submission geöffnet und protokolliert.

Nach Angebotswertung seitens der beschaffenden Kommune erhalten die im Vergabeverfahren unterlegenen Unternehmen eine Absage durch das kommunale Vergabezentrum Bad Vilbel. Das Unternehmen, welches den Wettbewerb gewinnen konnte, erhält ein Auftragsschreiben durch das kommunale Vergabezentrum mit den notwendigen Kontakten der beschaffenden Kommune und kann sich damit als beauftragt ansehen.

Beschränkte Ausschreibungen mit vorherigem Teilnahmewettbewerb

Zum TNW siehe Informationen – Teilnahmewettbewerb–

Nach Abschluss des TNW werden die als geeignet bewerteten Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Die Angebotsunterlagen können elektronisch über das Bietercockpit der HAD bezogen werden. Die Angebote sind unter Beachtung der Einreichungsfrist zu kalkulieren und ausschließlich elektronisch über das Bietercockpit der HAD rechtzeitig beim kommunalen Vergabezentrum Bad Vilbel einzureichen. Eine verspätete Angebotsabgabe führt zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren. Die Angebote werden zum Einreichungstermin im Rahmen einer Submission geöffnet und protokolliert.

bei einem VOB- Vergabeverfahren ist es zurzeit leider nicht möglich, dass Vertreter der Unternehmen während der Angebotsöffnung (Submission) anwesend sein können. Sollte dies wieder möglich sein, müssen sich die Vertreter ausweisen. Vertreter der Unternehmensleitung benötigen eine Vollmacht.
bei einem VOL- Vergabeverfahren ist eine Teilnahme von Unternehmen bei der Angebotsöffnung rechtlich nicht vorgesehen.

Bei den elektronischem Verfahren können die Bieter unmittelbar nach Beendigung der Submission das Submissionsprotokoll über das Bietercockpit einsehen. Bei Ausschreibungen nach der VOL werden keine Protokolle veröffentlicht.

Nach Angebotswertung erhalten die im Vergabeverfahren unterlegenen Unternehmen durch das kommunale Vergabezentrum Bad Vilbel eine Absage. Das Unternehmen, welches den Wettbewerb gewinnen konnte, erhält ein Auftragsschreiben durch das Vergabezentrum Bad Vilbel mit den notwendigen Kontakten der beschaffenden Kommune und kann sich damit als beauftragt ansehen.

Öffentliche Ausschreibung
Öffentliche Ausschreibungen werden von den Mitgliedskommunen des kommunalen Vergabezentrums über das Vergabezentrum Bad Vilbel in der Hessischen Ausschreibungsdatenbank (HAD) unter Angabe des Ausschreibungsgegenstandes und der Teilnahmebedingungen veröffentlicht.

Der Ausschreibungsunterlagen erhalten die Bieter über die elektronische Vergabeplattform der Hessischen Ausschreibungsdatenbank. Durch die E-Vergabe ist das Verfahren für interessierte Bieter kostenfrei. Die Angebote sind unter Beachtung der Einreichungsfrist zu kalkulieren und ausschließlich elektronisch über das Bietercockpit der HAD rechtzeitig beim kommunalen Vergabezentrum Bad Vilbel einzureichen. Eine verspätete Angebotsabgabe führt zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.

Die Angebote werden zum Einreichungstermin im Rahmen einer Submission geöffnet und protokolliert.

bei einem VOB- Vergabeverfahren ist es zurzeit leider nicht möglich, dass Vertreter der Unternehmen während der Angebotsöffnung (Submission) anwesend sein können. Sollte dies wieder möglich sein, müssen sich die Vertreter ausweisen. Vertreter der Unternehmensleitung benötigen eine Vollmacht.
bei einem VOL- Vergabeverfahren ist eine Teilnahme von Unternehmen bei der Angebotsöffnung rechtlich nicht erlaubt.

Bei EU-Verfahren bekommen die beteiligten Bieter unmittelbar nach Beendigung der Submission das Submissionsprotokoll über das Bietercockpit zugeschickt. Bei Ausschreibungen nach der VOL werden keine Protokolle veröffentlicht.

Nach Angebotswertung seitens der beschaffenden Stelle erhalten die im Vergabeverfahren unterlegenen Bieter eine Absage durch das Interkommunale Vergabezentrum Bad Vilbel. Der Bieter, der den Wettbewerb gewinnen konnte erhält ein Auftragsschreiben durch das Interkommunale Vergabezentrum Bad Vilbel mit den notwendigen Kontakten der beschaffenden Stelle und kann sich damit als beauftragt ansehen.

Was führt zum Ausschluss eines Angebotes?

Folgende Tatbestände führen gemäß § 16 VOL/A zum Ausschluss eines Angebotes aus dem Vergabeverfahren:

Ausgeschlossen werden:

Angebote, die nicht die geforderten oder nachgeforderten Erklärungen und Nachweise enthalten
Angebote, die nicht unterschrieben bzw. elektronisch signiert sind
Angebote, in denen Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen nicht zweifelsfrei sind
Angebote, bei denen Änderungen oder Ergänzungen an den Vertragsunterlagen vorgenommen worden sind
Angebote, die nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind, sofern der Bieter dies zu vertreten hat
Angebote von Bietern, die in Bezug auf die Vergabe eine unzulässige, wettbewerbsbeschränkende Abrede getroffen haben
nicht zugelassenen Nebenangebote

Folgende Tatbestände führen gemäß § 16 VOB/A und § 16 EU VOB/A zum Ausschluss eines Angebotes aus dem Vergabeverfahren:

Auszuschließen sind:

Angebote die nicht fristgemäß eingegangen sind
Angebote, die den Bestimmungen des § 13 Abs.1 Nummern 1,2 und 5 VOB/A nicht entsprechen
Angebote, die die geforderten Unterlagen im Sinne von § 8 Absatz 2 Nummer 5 nicht enthalten, wenn der Auftraggeber gemäß § 16a Absatz 3 festgelegt hat, dass er keine Unterlagen nachfordern wird.
Angebote, bei denen der Bieter Erklärungen oder Nachweise, deren Vorlage sich der Auftraggeber vorbehalten hat, auf Anforderung nicht innerhalb einer angemessenen, nach dem Kalender bestimmten Frist vorgelegt hat.
Angebote, die den Bestimmungen des § 13 Abs. 1 Nummer 3 nicht entsprechen; ausgenommen solche Angebote, bei denen lediglich in einer einzelnen unwesentlichen Position die Angabe des Preises fehlt und durch die Außerachtlassung dieser Position der Wettbewerb und die Wertungsreihenfolge, auch bei Wertung dieser Position mit dem höchsten Wettbewerbspreis, nicht beeinträchtigt werden
Angebote von Bietern, die in Bezug auf die Ausschreibung eine Abrede getroffen haben, die eine unzulässige Wettbewerbsbeschränkung darstellt
Nebenangebote, wenn der Auftraggeber in der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erklärt hat, dass er diese nicht zulässt
Nebenangebote, die dem § 13 Abs. 3 Satz 2 VOB/A nicht entsprechen
Angebote von Bietern, die im Vergabeverfahren vorsätzlich unzutreffende Erklärungen in Bezug auf ihre Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit abgegeben haben

Außerdem können Angebote bei VOB- sowie VOL-Verfahren von Bietern ausgeschlossen werden, wenn

über deren Vermögen das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist
die Bieter sich in Liquidation befinden
die Bieter nachweislich eine schwere Verfehlung begangen haben, die Ihre Zuverlässigkeit als Bieter in Frage stellt
die Bieter ihre Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nicht ordnungsgemäß erfüllt haben
die Bieter im Vergabeverfahren unzutreffende Erklärungen in Bezug auf ihre Eignung abgegeben haben (VOL)
auf das Angebot und Begleitschreiben die Geschäftsbedingungen gedruckt wurden

Kontakt zwischen Bieter und dem Interkommunalen Vergabezentrum Bad Vilbel während der Angebotserstellungsphase

Die Bieter eines Vergabeverfahren können beim Interkommunalen Vergabezentrum Bad Vilbel während des Laufs der Angebotsfrist sachdienliche Auskünfte verlangen. Das Interkommunale Vergabezentrum Bad Vilbel ist zur unverzüglichen und zutreffenden Beantwortung verpflichtet. Wettbewerbsrelevante Fragen und Antworten werden auch den übrigen Bietern bekannt gemacht. Unklarheiten zum Leistungsverzeichnis sowie Bieterfragen sind unverzüglich, bei nationalen Vergabeverfahren spätestens jedoch 3 Werktage und bei europaweiten Vergabeverfahren spätestens 6 Werktage vor dem Submissionstermin zu stellen. Die Kommunikation erfolgt ausschließlich über die Vergabeplattform.

Wann erfolgt die Aufklärung des Angebotsinhalts? Was bedeutet Verhandlungsverbot?

Nach Öffnung der Angebote ist der vorangegangene Wettbewerb abgeschlossen und die Bieter sind an ihr abgegebenes Angebot gebunden. Eine Kontaktaufnahme zwischen Bieter und Auftraggeber ist nur für die folgenden Ausnahmen zulässig und darf keinesfalls zu einer Änderung eines feststehenden Sachverhalts (Angebotsinhalt, Preis) führen:

Ausnahmen:

Aufklärung über die Eignung der Bieter bei öffentlichen Ausschreibungen. Bei freihändigen Vergaben sowie beschränkten Ausschreibungen wird die Eignung schon vor Angebotsabgabe festgestellt
Aufklärung über die Angebote: Wenn ein Angebot zwar der Leistungsbeschreibung (-verzeichnis) entspricht aber z.B. in Einzelheiten dem Beschaffungszweck nicht optimal genügt, was gegebenenfalls eine Aufklärung erforderlich macht
Aufklärung über die Angemessenheit des Preises bei einem ungewöhnlich niedrigen Angebot
Aufklärung über Nebenangebote
Aufklärung über die Art der Durchführung
Aufklärung über die Herkunft von Stoffen und Bauteilen

Welche gesetzlichen Grundlagen sind maßgeblich?

Maßgebend für die Vergabe sind in der jeweils gültigen Fassung unter anderem:

die Hessische Gemeindeordnung (HGO)
das Hessische Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG)
die Verordnung über die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans der Gemeinden (Gemeindehaushaltsverordnung – GemHVO) einschließlich der hierzu ergangenen Erlasse und Verwaltungsvorschriften
der gemeinsame Runderlass des Landes zum öffentlichen Auftragswesen in der jeweils gültigen Fassung
die Vergabeverordnung (VgV)
die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB)
die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/B)
die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI)
die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)
das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
sonstige für die Ausführung von Bauleistungen, Leistungen und Lieferungen

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